11 Titok A Rossz Hírközléshez A Munkahelyen

2024 Szerző: Steven Freeman | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 08:17

Adjon visszajelzést gyorsan, de nem azonnal

Ne várja meg az éves áttekintést, amely felhívja a figyelmet a fejlesztési területekre. Gyorsan vegye fel a figyelmet a kérdésekre, hogy a részletek frissek legyenek a fejedben. Egy nappal az esemény után az édes folt; ha egy kis idő eltelte, túl forró érzelmeket elfojt, és lehetővé teszi, hogy felkészüljenek és elgondolkodjatabbak legyenek a szavaival. „Abban a pillanatban mindkét fél erősebb, kevésbé segítőkész reakciókkal fog élni” - mondja Jennifer Porter, a vezetői és csapatfejlesztő cég Boda Group ügyvezető partnere. Az éves vagy negyedéves áttekintésnek ki kell terjednie a célokra, és a jövőre néző visszajelzésekre kell összpontosítania - például arra, hogy valakinek többé-kevésbé meg kell tennie a karrierjének előmozdítása érdekében („Ha az adatelemzés területén jártasabbak lennék, láthatom, hogy ugrálsz a következő szint”).

Emlékezz a szándékára

Gondoljon arra, miért akarja megosztani a visszajelzéseket. "Azért teszed ezt, mert segíteni akarsz az ember sikerében" - mondja Porter. Abban az időben ennél kevésbé jóindulatúnak tűnhet - gondolhatja, hogy csak meg kell küzdenie a rossz szokásokat vagy javítani kell a hanyag munkát -, de bármilyen visszajelzés segít a csapatnak a tanulásban és a növekedésben. Azt is meg akarják keresni a bizalmukat. „Ha nem adja vissza a visszajelzést, akkor valaki más elvégzi és talán nem is fog olyan jól munkát végezni, mint te lenne” - mondja Freyan Billimoria, a Skillshare egy online tanulási közösség munkatársainak igazgatója. A beszélgetés során fejezze ki szándékát. Mondja: "Ezt mondom neked, mert törődök veled, és azt akarom, hogy a lehető leghatékonyabb legyen."

Gondoljon a tartalomra, nem a kézbesítésre

Sok vezetõ attól tart, hogy miként fogják enyhíteni a csapást, ahelyett, amit mondanak, mondja Porter. "Ez olyan, mintha beszéd előkészítése lenne, és arra összpontosítanánk, hogy mit viselünk, nem pedig a prezentáció tartalmát" - jegyzi meg. Kérdezd meg magadtól: „Mi a legfontosabb üzenet? Remélem, mit vesz ez a személy a beszélgetésből? Mi a következő esemény? Írja le, amit mondani fog, és gyakoroljon a zuhany alatt vagy egy megbízható munkatársnál. Nulladjon bele a viselkedésbe vagy a cselekvésbe, ahelyett, hogy az érzéseit megbeszélné, és adjon konkrét példákat, például: "Észrevettem, hogy hatszor félbeszakította az embereket a találkozón" (szemben a "Munkavállalókkal durva vagy").

Kezdje egy kérdéssel

A vitanak párbeszédnek, nem pedig monológnak kell lennie. Mondja: „Szeretnék beszélgetni veled, hogy megosszanak néhány visszajelzést. Rendben van? " Az emberi természet azt mondja, hogy igen, de engedély kérésével erősítheti a kapcsolatot, mondja Porter. Másik taktika: A másik személy vezesse a beszélgetést. Mondja: "Szeretnék veled beszélni x-ről. Ön szerint mi ment jól? Mit gondolsz, mi nem? Adjon időt alkalmazottjának a válaszadásra. „Sok esetben már tudják, hol hiányoznak” - mondja Fran Hauser, a Szép lány mítoszának szerzője. („Ha a beszélgetést kritika helyett együttműködésként keresztezi, akkor a hangzás támogatóbb.”

Használjon kevesebb szót

Legyen a lehető legpontosabb. A homályos vagy közvetett mondatok („Meg kell dolgoznod a végrehajtói jelenlétét”) vagy a cukorral bevont visszajelzés zavaró a hallgató számára, növelve annak valószínűségét, hogy teljes mértékben elmulasztják a pontját. "Ha 100 szóval állítja, hogy valaki elmulasztott egy határidőt, akkor túlságosan magyarázza" - mondja Porter. És miután betöltette a töltőszavakat és a lágyítókat („Tudom, hogy túlzottan dolgoztok”), a visszajelzés személyesnek tűnik, és az elfogultság kúszhat be, mondja Billimoria. Ehelyett juttasson el pontot, és említse meg, amit megfigyelt. Mondja: „Észrevettem, hogy elmulasztottuk az utolsó két jelentés határidejét. Mi történt?"

Ne engedje le az üzenetet

Az a szokás, hogy a negatív visszacsatolás két dicséret között elárasztódik, ösztönös lehet, de ez az egyik legnagyobb hiba, amelyet a vezetők tesznek, mondja Billimoria. A visszacsatolás elrejtése az egész bókban elveszi a szavakat. Az emberek látják, hogy jön; akkor elbocsátják a pozitívot, várnak a negatívra, és nem bíznak abban, amit mondani kell”- mondja Porter. Mit tehet, ha kedves, de közvetlen: pozitív módon fejezze ki a visszajelzést - mondja Hauser. Mondja: „Sok minden jól megy, de konstruktív visszajelzést kapok bizonyos javításra szoruló dolgokról” vagy „Van néhány tanácsom, amely segíthet neked”.

Adjon meg kontextust

Miért törődsz vele, ha valaki későn nyújt be munkát? Vagy nem formázza tökéletesen a prezentációkat? A válaszok nyilvánvalóak lehetnek számodra, de az alkalmazottnak meg kell értenie a visszajelzés hátterét. Próbáljon külön megjegyzéseket helyezni a nagyobb képbe - például: „Ha az osztályunk késik a munkával, ez más csoportokat is érinti” vagy „Ha a pénzügyei rosszul mutatnak, az az emberek számára bizalmatlanságot eredményezhet a számai iránt.” Hauser elmondhatja, hogy miért fontos a visszajelzése, hogy megkönnyítse a kézbesítést és a meghallgatást.

Légy empatikus

Nehéz kritikus megjegyzéseket kapni. „Nem számít, mennyire ügyes vagy a visszajelzés továbbításában. Még mindig szúr”- mondja Porter. Ne légy túl durva, figyelj a másik szemszögére, és maradj nyugodt. Ezenkívül kerülje a "te" szót, ha tudsz. "A finom szóválasztás révén a beszélgetés inkább mint párbeszéd, mint támadás lehet." - mondja Hauser. Például, ahelyett, hogy azt mondaná, hogy "ezt gondolom, hogy másképp tehettél volna", mondd: "Úgy gondolom, hogy ezt másképp tehették volna meg."

Csináld szemtől szemben

A nehéz hírek e-mailben vagy telefonon történő kézbesítése csábító, de a személyes találkozás (vagy a Skype vagy a FaceTime segítségével) hatékonyabb, mondja Hauser. Ez lehetővé teszi, hogy elolvassák egymás verbális jelzéseit és érzelmi szándékát. "Személyes szemlélet az egyetlen módja annak, hogy a másik személy megértse együttérzését" - mondja Hauser. Továbbá, ha nem látja a munkavállalót, akkor nehezebb lesz felismerni, hogy felzaklatottak-e vagy akár odafigyelnek-e arra, amit mond. "Ülj egyenesen és tartsa fenn a szemkontaktust, függetlenül attól, hogy milyen nehéz lehet" - mondja Hauser.

Van nyomonkövetési terv

Zárja be a beszélgetést a következő lépések megbeszélésével. Kérdezze meg, hogyan lehet segítséget nyújtani, és együtt döntse el, mikor kell újra beszélnie (naptól, hetektől vagy hónapokig, a kérdéstől függően). Ezután egy vagy két nap elteltével jelentkezzen be, hogy megnézze, hogy érezte magát a másik ember. Természetes, hogy a visszacsatoló címzettje kissé megsebesült a beszélgetéstől, még ha eredményes is volt - mondja Porter. "Időt kell adni az embereknek a feldolgozásra" - mondja Billimoria. "Az erős kapcsolatok kulcsa a visszadobás." Ha ezt megteszi, bizalmat szerez, amely a következő alkalommal megkönnyíti a visszajelzések megosztását.

Ne felejtsen el is bő dicséretet adni

Hagyja, hogy a pozitív visszajelzés a rutin része legyen, ne csak nyomja bele kellemetlen beszélgetésekbe. A lényeg nem az, hogy egyszerűen embereket rakjunk fel, vagy mindenkinek trófeát adjunk; A pozitív visszajelzés professzionális fejlesztési eszköz. Először is, ez építő jellegű - az emberek számára hasznos tudni, mit csinálnak jól, így folytathatják azt. Másodszor, segít létrehozni egy olyan kultúrát, amely nyitottabb és toleransebb a visszajelzésekre - mondja Porter. Légy itt is konkrét. Mondja: "Nagyon szeretem, ahogyan kezelted ezt a kihívást" vagy "Nagyra értékelöm, hogy más osztályokkal beszéltél, hogy megszerezzék a nevezési díjat." És mondd gyakran. "Minden kritikának legalább öt dicséretet kell adnia" - mondja Hauser. "Ez az embereket odavezet egy olyan helyre, ahol visszajelzést szeretnének."